Cómo mantener la autorización legal de un empleado cuando vence su permiso de trabajo

El documento de autorización de empleo (EAD) de un empleado tiene una fecha de vencimiento, y esa fecha determina si puede seguir trabajando. Inicie la reverificación 180 días antes del vencimiento, la fecha más temprana en la que se puede presentar una renovación. La fecha de 180 días inicia la presentación; no extiende la tarjeta. Actualice el I-9 solo cuando llegue un nuevo documento o aviso de aprobación.

La reverificación comienza antes de que venza la tarjeta

Anotar la fecha de vencimiento en el mismo calendario donde están los plazos de nómina, impuestos y beneficios. Mantener la fecha de la tarjeta visible en el expediente. El vencimiento de un permiso de trabajo cambia lo que legalmente puede hacer con las horas de ese empleado, por lo que merece la misma atención que una fecha de cumplimiento. Una fecha omitida puede convertirse en un problema de trabajador no autorizado, no solo en un descuido administrativo.

Establecer un segundo recordatorio más cercano a la fecha de vencimiento. El primer recordatorio inicia la presentación. El segundo verifica si el empleado ha presentado la solicitud, si la categoría aún permite una extensión y si el expediente tiene el acuse de recibo. Si falta algo, hable con el empleado antes de que pase la fecha.

Verificar la categoría del EAD antes de suponer nada. La categoría determina si puede aplicarse una extensión. Anotar la categoría junto con la fecha de vencimiento en el expediente. La regla final estaba programada para entrar en vigor al publicarse en el Federal Register, la publicación oficial del gobierno de EE. UU., con publicación programada para el 14 de octubre de 2026. La mayoría de las renovaciones de EAD presentadas el 30 de octubre de 2025 o después ya no mantienen la autorización del trabajador después de que venza la tarjeta anterior mientras USCIS, la agencia federal de inmigración, decide la renovación.

Una renovación de EAD presentada antes del 30 de octubre de 2025 puede conservar la antigua continuidad si la presentación fue a tiempo y el solicitante tenía el aviso de acuse de recibo requerido antes de que la tarjeta venciera. Esa vía anterior es estrecha. No construya un calendario en torno a ella a menos que el expediente del empleado muestre las condiciones exactas.

La antigua extensión ya no existe para la mayoría de las renovaciones

El rezago agrava el problema de tiempos. Al 30 de junio de 2026, USCIS tenía más de 432.000 solicitudes de renovación de EAD pendientes desde al menos seis meses, incluidas más de 91.000 pendientes desde más de 18 meses. Un caso pendiente no reemplaza la tarjeta. Si la tarjeta vence, la respuesta por defecto es que el empleado no puede seguir trabajando.

Un aviso de acuse de recibo es evidencia útil de que se presentó una solicitud, pero no es un sustituto de la tarjeta cuando esta ha vencido. No deje que un acuse de recibo pendiente se convierta en un hábito. Si el empleado no puede mostrar una extensión válida, la empresa debe dejar de asignar trabajo. Esa pausa es más barata que una corrección posterior.

Si el empleado es un cónyuge H-4, no asuma que una orden judicial ayuda. Una orden de un tribunal federal emitida el 10-11 de septiembre de 2026 otorgó alivio a siete cónyuges H-4. La orden se limitó a los siete demandantes nombrados y no restauró la antigua continuidad de EAD para otros cónyuges H-4 o titulares de EAD en todo el país. Para otros titulares de EAD, se aplica la misma regla: la fecha de la tarjeta es la que manda.

La actualización del I-9 va con el nuevo documento

La reverificación del I-9 es una tarea de registro: verificar si el documento que tiene delante aún respalda el empleo. El trabajo del empleador es llevar un seguimiento de la fecha y del documento. La lista de verificación siguiente es la que debe mantener. Cada punto es lo suficientemente pequeño como para hacerlo en un minuto, y juntos protegen al empleado y a la empresa.

• Anotar la fecha de vencimiento del EAD en el calendario de nómina.
• Establecer un recordatorio al inicio del plazo de renovación.
• Verificar la categoría del EAD para cualquier extensión permitida.
• Pedir al empleado que presente la renovación en cuanto se abra el plazo.
• Detener el trabajo si la tarjeta vence sin un nuevo documento o extensión válida.
• Completar la Sección 3 del I-9 cuando llegue la nueva tarjeta o el aviso de aprobación.