Fórmula de reserva de efectivo para nómina, impuestos y depósitos

La reserva comienza con los costos fijos semanales

Antes de que llegue una emergencia, decide cuánto efectivo mantener en el banco. Usa costos fijos semanales × semanas objetivo y planifica el orden de gasto: nómina, impuestos, depósitos.

Anota el efectivo que debe salir del banco sin importar qué tan lenta sea la semana. El alquiler, la nómina, los pagos de préstamos, el software, el seguro y las facturas recurrentes de proveedores pertenecen aquí. Los costos únicos no. Termina con un único número semanal que puedas defender sin adivinar.

Algunos costos varían con las ventas. Si una factura de proveedor aumenta cuando recibes un pedido grande, no es fijo. Déjalo fuera del número base. Si un costo es estable incluso cuando los ingresos se mantienen planos, pertenece al número base. La reserva cubre las facturas que se mantienen iguales cuando las ventas caen.

Llama a ese número tus costos fijos semanales. Es la base de la reserva. Mantén el saldo en una cuenta separada que puedas revisar antes de cada nómina.

La mayoría de las empresas debería mantener de 8 a 13 semanas

Eric Trettel, contador y contable de pequeñas empresas, recomienda a la mayoría de las empresas mantener una reserva equivalente a al menos 8 a 13 semanas de gastos operativos. Ese rango da margen para un período lento, una factura de impuestos y un depósito sin tener que pedir prestado con prisa.

La encuesta de Bluevine muestreó a 774 propietarios de empresas en EE. UU. con ingresos anuales entre $50,000 y $5 millones. En esa encuesta, el 38.7% de los propietarios no contaba con efectivo suficiente para cubrir un mes de gastos operativos en caso de una emergencia. La fórmula cierra esa brecha.

Elige un objetivo que se ajuste a tu nivel de riesgo. Si los ingresos son estables y los clientes pagan a tiempo, comienza cerca del extremo inferior de las semanas recomendadas. Cuando los ingresos fluctúan, los clientes pagan con lentitud o los costos son altos, muévete hacia el extremo superior. El objetivo es un piso.

Escribe el objetivo junto al número semanal. Si cambias el objetivo, recalcula la reserva. El número debe coincidir con tu plan.

El orden de gasto es nómina, impuestos, depósitos

• Calcula los costos fijos semanales. Suma el alquiler, la nómina, los pagos de préstamos, el seguro, el software y las facturas recurrentes de proveedores. Termina con un único número semanal, no con un promedio vago.
• Multiplica ese número por tus semanas objetivo. Termina con un monto en dólares que puedas depositar en una cuenta separada.
• Etiqueta la reserva. Escribe el propósito en la cuenta o en tu plan de efectivo: nómina, impuestos, depósitos. Manténgala separada del efectivo diario.
• Establece el orden de gasto. Escribe nómina, impuestos, depósitos en ese orden. Mantén la regla visible cuando el saldo bancario baje.

El error común es dimensionar la reserva a partir del ingreso promedio. Una semana lenta puede hacer que ese número parezca seguro cuando no lo es. Revisa la reserva al mismo tiempo que revisas la nómina. Si el número ha bajado, decide antes de la próxima factura si reconstruirla o reducir gastos. Si la reconstruyes, hazlo según un calendario fijo.

La nómina es el primer reclamo sobre la reserva, porque una presión en la nómina es la forma más rápida de perder la confianza. El 51.3% de los propietarios dijo que una presión en la nómina los llevaría a usar fondos de emergencia dentro de las 48 horas para cubrir la nómina. Si tu reserva es escasa, ese es el primer lugar al que irá.

Los plazos de impuestos son fijos incluso cuando los ingresos son bajos. El 40.4% de los propietarios dijo que un próximo plazo de impuestos los impulsaría a actuar sobre las reservas de efectivo. Un pago de impuestos atrasado puede generar costos adicionales, por lo que la reserva debe cubrirlo antes de que se convierta en un problema. Aparta el monto que esperas deber antes de gastar el resto.

Los depósitos son el último reclamo, y pueden proteger un buen pedido de convertirse en un problema de flujo de caja. El 36.4% de los propietarios dijo que un pedido grande e inesperado que requiriera un depósito los llevaría a actuar. Cubrirlo sin pedir prestado te permite mantener el pedido. Si no puedes, es posible que tengas que rechazarlo.

Este artículo es información general, no asesoramiento fiscal ni financiero. Consulte a un profesional cualificado sobre su situación.